يؤكد التعميم الصادر عن وزارة العدل على ضرورة استخدام دفتر ذمة أصولي لتوثيق استلام وتسليم الملفات. يهدف هذا الإجراء إلى منع ضياع المراسلات، وضمان الشفافية عبر تحديد المسؤولية الإدارية بدقة، مع إلزام الموظفين بتدوين الأسماء والتواريخ لضمان حسن سير العمل.
